Cara Membuat/Mengirim Email dengan Menggunakan MS. Outlook
by : angga eka prasetya
Sebelumnya
Saya sudah berbagi dengan teman-teman Cara Membaca Email mengunakan Microsoft
Outlook. Nah, kali ni Saya akan kembali berbagi dngan tman-teman tentang Cara
Membuat/Mengirim Email dengan menggunakan Microsoft Outlook.
Ok
Teman tanpa basa-basi kita langsung aja "gimana sih Membuat/Mengirim Email
itu dengan menggunakan MS. Outlook...???
Ni
Dia yg Saya maksud...!!!
1.
Untuk mengirim email baru bisa
digunakan berbagai cara:
·
pada toolbar klik dua kali ikon yang
bergambar amplop, atau
·
klik fileànewàmail message, atau
·
langsung ctrl+N
2. Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan
Bcc. Deskripsinya sbb:
·
To: tujuan standar pengalamatan pesan.
·
Cc: singkatan dari Carbon Copy.
Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi
ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya pada kolom Cc selain pada
kolom To.
·
Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy.
Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada koIom
To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima yang ada di
kolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak
ke 2 (Bcc).
3. jika email yang dibuat melampirkan file atau attachment,
klik ikon bergambar paper clip atau klik insertàfile
4.
untuk
menentukan akan kemana pesan yang dikirim, ikuti:
·
Klik tombol pengalamatan (addressing)
(To, Cc, or Bcc).
·
Alamat yang dituju, pada toolbar dobel
klik ikon address book.
·
Pilih nama kontak yang akan dikirimi
email dan tempatkan nama pada pilihan
to, cc atau bcc.
·
Klik tombol OK. Anda akan kembali ke
menu pesan/New Mail Message dengan alamat email yang telah dipilih tadi.
·
Masukkan text pada halaman isian pesan.
·
Setelah selesai mengetik pesan klik tombol Send,
dan pesan akan segera dikirim..
5.
Menggunakan
message rule
Message Rule berguna untuk mengatur email agar dapat
diterima sesuai dengan aturan yang diinginkan. Juga berguna untuk
mengelompokkan email pada folder tertentu maupun untuk memblok email yang tidak
kita inginkan ( iklan, spam, pornografi, dsb).
Untuk
mensetting Message Rule lakukan langkah berikut :
·
Pada folder Inbox klik menu Tools
·
Klik “Rules and Alerts”
·
Klik tombol New
·
Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check
message when they arrive” ), akan memeriksa Email begitu tiba.
·
Klik Next
·
Pilih lagi sesuai aturan yang
diinginkan ( contoh “with specific word in the sender’saddress” ), akan memeriksa
kata-kata khusus pada alamat pengirim.
·
Klik kalimat “specific word”
yang digaris bawah.
·
Isi sesuai dengan kata yang kita inginkan. (Mis: Andi)
·
Klik Next kemudian pilih “move it to
the specified folder” (akan memindahkan
email ke folder tertentu)
·
Klik specified, akan muncul
window folder daripada Outlook
·
Pilih folder yang anda inginkan pada
“Inbox” ( sub folder).
·
Klik Next – kemudian beri
nama/judul untuk message rule tadi
·
Klik Finish
Ada
kalanya kita tidak ingin menerima email tertentu yang mengganggu. Untuk memblokir
suatu email yang tidak kita inginkan (iklan, spam, pornografi, dsb )
lakukan langkah berikut :
·
Pada folder Inbox klik Tools
·
Klik “Rules and Alerts”
·
Klik tombol New
·
Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check
message when they arrive” ), akan memeriksa email begitu tiba.
·
Klik Next
·
Pilih with “specific word in the
body” ( akan mencek kata-kata yang ada pada isi pesan)
·
Kemudian ketik/tambahkan kata-kata apa
saja yang ingin Anda sensor/blok.
·
Klik Next kemudian
pilih/cek “Delete it” ( akan langsung menghapus pesan bila tiba )
·
Klik Next – kemudian beri
nama/judul untuk message rule tadi.
·
Klik Finish
Catatan:
Option
yang ada pada massage rule dapat
dipilih sesuai dengan aturan yang kita inginkan pada email yang dikirim maupun
yang diterima.
6.
Menggunakan Group
Anda
dapat mengirim email ke Group tertentu, yang terdiri dari gabungan beberapa
alamat email. Hal ini berguna untuk memudahkan pengiriman email ke banyak
alamat sekaligus dalam satu Group daripada menuliskan alamat email
satu-persatu. Untuk membuat Group akan dibahas pada bab selanjutnya.
Untuk
mengirim ke Group lakukan langkah berikut :
·
Klik “To” pada pengiriman email. Akan
muncul menu Address Book.
·
Pada kolom “Show Names from the : “
pilih kontak/group yang akan dikirimi email.
·
Klik Ok dan Send
7.
Mengirim Attachments
( file lampiran)
Jika
Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada pesan Anda, seperti dokumen
atau spreadsheet,lakukan langkah berikut:
·
Buat pesan baru beserta elamat emailnya.
·
Setelah selesai mengetik pesan tekan
tombol Insert pada toolbar.
·
Klik File.
·
Cari file yang ingin anda sertakan.
·
Dobel klik pada file yang akan
disertakan
Catatan:
Icon
Attach File (gambar paperclip) merupakan jalan singkat untuk
menyertakan file:
8.
Membalas/reply pesan
Ketika
menerima dan telah membaca sebuah pesan (email) kemungkinan Anda ingin langsung
membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut lakukan
langkah berikut :
Standard
Reply
·
Pada folder Inbox dobel klik email yang
ingin Anda balas.
·
Klik
tombol Reply .
·
Alamat pengirim akan otomatis tercantum
pada bagian To:
·
Ketik pesan anda pada body pesan.
·
Klik Send.
Reply
To All
Fungsi
reply to all akan membalas pesan kepada semua penerima pesan yang dituju
oleh pengirim pertama.
Untuk
melakukan ini :
·
Klik tombol reply to all.
·
Semua penerima akan tercantum di bagian
To : dan semua alamat bagian Cc akan tercantum pada bagian Cc
·
Ketik pesan anda pada body pesan.
·
Klik tombol send.
9.
Out Of Office
Assistant
Ms
Outlook menyediakan fasilitas autoreply, dimana Outlook akan otomatis
membalas email yang datang. Jika Anda berada diluar kantor atau sedang tidak
ditempat, Anda bisa otomatis mengirim reply pesan ke orang yang mengirim Anda
pesan, sehingga orang itu tahu bahwasannya Anda belum membaca pesan yang telah
dia kirim. Hal ini kita lakukan dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yang
disebut “Out Of Office Assistant “.
Untuk
melakukannya lakukan langkah berikut :
·
Klick Tools pada toolbar.
·
Klik Out Of Office Assistant.
·
Jendela Out Of Office Assistant akan
muncul. Klik radio button disebelah "I am currently out of the office"
dan ketik pesan yang ingin Anda sampaikan pada kotak yang tersedia.
·
pada menu Toolsà Rules and Alerts
·
pada kotak Rules and AlertsàNew Rule
·
di bawah Start from a blank rule, klik Check
messages when they arrive, dan kemudianà click Next
·
di bawah Which condition(s) do you want to
check?, pilih sent only to me
centang dan pilih berbagai kriteria yang Anda inginkan àNext
·
jika kotak yang menginformasikan peraturan akan
diterima untuk tiap pesan ynag diterimaà Yes.
·
Di bawah What do you want to do with the
message?, pilih reply using a specific template, centang
·
dibawah langkah 2: Edit deskripsi, klik a
specific template
·
pada kotak Select a Reply Template, pada
kotak Look In box, klik User Templates in File System
·
pilih
templateà Open
·
klik Next.
·
Bisa dipilih kotak untuk untuk aturan auto reply
·
Next.
·
Dibawah langkah 1: Specify a name for this rule,
ketik nama auto-reply ruleà Finish.
10.
Pemakaian Signature
Kita juga dapat menyertakan “signature” atau tanda tangan elektronik, biasanya ditempatkan pada bagian
bawah email kita. Signature terlebih dahulu dibuat formatnya sehingga sewaktu
mengirim email tidak perlu dilakukan berulang-ulang tetapi secara otomatis akan
tertera pada bagian bawah email kita.
Untuk melakukannya ikuti langkah berikut:
·
Pada Outlook klik menu Tools
·
Pilih Options
·
Pilih Mail Format
·
Kemudian klik tombol “Signature Picker”
akan muncul window untuk mengedit “signature”
·
Pilih New – masukkan nama
untuk “signature” Anda.
·
Klik Next – Ketik sesuai yang
Anda inginkan, demikian juga Anda bisa memilih warna dan bentuk dari font.
·
Klik Finish
semoga artikel sederhana saya ini bisa bermanfaat bagi anda, dan saya ucapkan terima kasih buat anda yang telah berkunjung ke blog say ini.
.jpg)
